
一、投訴受理
1、所有熱線來電均生成工單,對于可實時完成答復的來電,可簡要記錄后直接完成工單辦結。
2、對于無法直接答復、需進一步落實的熱線來電要詳細記錄客戶訴求,將問題闡述清楚,確認關鍵信息,提交專職人員審核。
3、對于非熱線受理的客戶訴求需新建工單,并關聯(lián)外部來件編號,如實反映訴求內容,按照系統(tǒng)工單流程實施流轉辦理。
4、各單位需向集團客服中心報送完整的業(yè)務信息,并及時修訂客服中心后臺知識庫,以便于熱線工單的準確受理;如有產品、服務發(fā)生信息變更或推出新業(yè)務時,需在正式投放市場前完成后臺信息更新,原有常規(guī)線路信息變更需在調整實施日之前完成系統(tǒng)更新。
二、工單轉辦
1、 工單轉辦由客服中心負責審核,審核無誤后根據工單反映的業(yè)務歸屬確定辦理單位,每日對新建工單進行篩單,確保無漏發(fā)無錯發(fā)。
2、 根據客戶提供的信息能夠確認責任單位的,直接派單至責任單位落實辦理;責任單位未明確的,根據業(yè)務歸屬由各單位承辦;對于無法派發(fā)各單位的,根據業(yè)務歸口由集團職能部門協(xié)調辦理。
3、 涉及多個單位的工單,需進行分單轉辦,各相關單位同步啟動落實處理,分別反饋辦理情況。
三、投訴落實
1、各級單位要配備服務管理專員,負責工單接收及流轉辦理相關工作。
2、服務管理專員需至少每日上下午兩次登錄客服系統(tǒng)查收工單,以確保轉辦接收時效控制在4小時內。
3、根據工單反映事項,落實具體責任人/責任車輛,具備監(jiān)控功能的場地需首先查看反映事項相關監(jiān)控、錄音等影像、音頻資料,盡可能還原事件真實狀況;無法通過責任人及影像資料落實詳情的,可聯(lián)系訴求人進行再落實。
四、投訴處理
1、屬實性判定:情況落實與工單表述一致的判定為情況屬實;情況不一致的,需提供證實性材料,證實無誤的判定為非屬實;情況不一致,但無法提供證實性材料的,默認為情況屬實。
2、責任性判定:根據集團各崗位服務規(guī)范及現場實際情況綜合判定工單責任;非責任工單需說明免責原因,責任工單按各公司相關規(guī)定進行責任追究和處理,針對產生原因進行整改提升。
五、投訴回復
1、對于需回復的工單要在派發(fā)后4個工作日內完成回復。
2、對于不需回復的工單,嚴禁各層級辦理人員私自聯(lián)系訴求人。
3、對于建議類和表揚類工單,首先要對客戶表達其關注企業(yè)發(fā)展的感激之情,再行告知針對建議或表揚事項所做出的響應意見。
4、對于投訴類工單,無論責任與否,首先向客戶表達歉意,再行進行情況說明;如屬責任投訴,需告知企業(yè)相關規(guī)定要求以及對該投訴的處理意見。
5、工單回復時工作人員需全程使用普通話及禮貌用語,嚴格杜絕各類服務禁語,因回復不妥當引發(fā)的二次或多次投訴將加大其考核權重。
6、投訴工單的電話回復錄音需保留至少一個月備查。
7、對于不滿意工單需參考客戶意見進行二次辦理,認為屬“不合規(guī)訴求”的需由承辦單位提供情況說明和相關證明材料隨單反饋。
六、投訴回訪
1、電話回訪重點為投訴類和建議類工單。為保障工單辦理滿意度,基層單位對于投訴類工單要100%回訪,建議類工單回訪率不低于50%??头行膶ν对V類工單以不低于30%、建議類工單不低于5%的比例抽訪。
2、回訪工作需指定專人負責,回訪全程使用普通話及禮貌用語。
3、各級單位完成回訪或抽訪后需如實填寫回訪記錄,包含回訪人員、回訪時間、回訪電話號碼等詳細信息,并標注回訪結果,確認客戶是否滿意。
4、回訪結果為“不滿意”的,需返回辦理單位進行二次落實,確因非職責范圍或不合理訴求無法辦理滿意或爭取客戶理解的,要在回復時同步提報不滿意情況說明及相關證實性材料(法律法規(guī)依據、回復錄音、有效監(jiān)控錄像等)。
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